O guia definitivo da produtividade em TI!

produtividade-TICom o uso da ferramenta certa, ou apenas uma metodologia adequada, as equipes de TI podem desafogar determinados processos e ganhar mais corpo para focar em projetos mais robustos. Essa iniciativa já é realidade em diversas empresas e traz muitos benefícios, como redução de custos e mais produtividade.

Existem empresas investindo caro para correr atrás dessas melhorias contratando softwares ou mesmo terceirizando determinados setores, mais operacionais. Contudo, mesmo com iniciativas como essas é preciso estabelecer algumas premissas junto a equipe, tornando viável melhorias surpreendentes na produtividade em TI em médio prazo. E o melhor, sem gastar muito — ou mesmo nenhuma quantia significativa. Veja neste artigo como dar um up na produtividade da TI da sua empresa:

Conheça bem a sua equipe

Você conhece bem a sua equipe? Sabe exatamente os pontos fortes e fracos de cada colaborador? Se a resposta para essas duas perguntas for não, comece a se esforçar e coloque essas questões como as suas próximas metas. É muito importante conhecer cada integrante de um grupo de trabalho para ter certeza se as atividades estão sendo distribuídas às pessoas mais qualificadas. Esse entendimento, além de aumentar a produtividade, faz decolar também a satisfação do funcionário ao se deparar com tarefas mais relacionadas aos seus interesses e habilidades.

Suas metas devem ser claras e objetivas

Outro ponto importante, e sem custo financeiro (apenas de trabalho), deve ser um bom planejamento de metas. Tudo bem, você já está seguindo nosso primeiro item da lista ao “pé da letra”, mas sem um direcionamento claro para os participantes do time, eles ficam sem rumo. É inadmissível ter qualquer um sem caminho para seguir e esse deve ser claro e direto. Cada atividade deve ter sua meta, ou conjunto de metas, e cada uma delas precisa de datas de entrega ou, ao menos, estimativas. Ao sentar com a equipe para distribuir tarefas, não saia sem determinar os objetivos de cada uma e seus respectivos deadlines. O prazo, quando determinado mesmo como uma previsão, dá mais respeito e senso de entrega do produto final.

Já tem um software de gestão?

Se não tem, trate de arrumar um para ontem! Time vitorioso é time entrosado, e agora que cada um já recebe as atividades de maior afinidade, tem metas e prazos bem definidos, não acha que isso tudo precisa estar registrado e organizado em algum lugar? Então, aí entra o software de gestão.

Além disso, você pode criar planilhas internas para que todos possam observar o planejamento e os processos. Como estamos falando de um ambiente que precisa ser multiusuário, para todos acompanharem simultaneamente, por que não utilizar o Office 365, ou mesmo o Google Docs? Lá é possível criar esses documentos e acessar de qualquer dispositivo e a qualquer hora. Com certeza, o ganho na produtividade será rápido.

Como saber se sua produtividade em TI realmente está indo bem?

Tudo deve ser medido, então, não perca tempo: crie KPIs para ter condições de mensurar a produtividade individual de cada pessoa do grupo e também da equipe como um todo. Tudo isso pode ser acrescentado ao software de gestão, caso tenha essas opções, ou mesmo à sua planilha de controle desses projetos.

Sempre diga como a equipe está se saindo

Todos nós gostamos de um bom feedback, principalmente quando é positivo. Mas, nesse caso, o negativo também vale. A questão é que seu colaborador deve ter o entendimento constante de como está se saindo nas atividades para as quais foi escalado. Por isso, não esconda as opiniões sobre seu profissionalismo, seu nível de dedicação, a qualidade do seu trabalho e pontue sempre que for necessário.

Como exemplo, temos o case de sucesso do Resort da Praia do Santinho. A empresa conseguiu reduzir suas despesas e aumentar sua produtividade em TI com o uso do Office 365 e sua ferramenta de e-mail, otimizando seu atendimento aos clientes, antes totalmente descentralizado.

Outro case foi o da Canon, com seus diversos formulários ainda manuais e armazenados em um servidor que demandava custo e tempo dos funcionários, mas teve uma grande economia com a implementação da ferramenta SharePoint Service.

Agora, basta seguir em frente e preparar seu time para virar o jogo. Não perca tempo, inclua em suas atividades essas premissas e desfrute dos resultados com uma equipe muito mais produtiva!

Como você atua para aumentar a eficiência da sua equipe de TI? Conhece outras dicas interessantes para compartilhar? Deixe o seu comentário!

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O guia definitivo da produtividade em TI!
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iVirtua Technology

Fundada em 2001, a iVirtua é provedora de soluções para segurança e gerenciamento de sistemas de TI. Nossas soluções garantem que as empresas melhorem o gerenciamento de TI, orientada as necessidades do negócio, economizando tempo e recursos. Hoje, nossas soluções atendem mais de 800 clientes, globalmente, abrangendo diversas indústrias como: varejo, saúde, educação, governo, mídia, tecnologia, finanças, logística entre outros.

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2 Resultados

  1. ERP pra voce disse:

    Boa noite,

    Excelente artigo. Deixo aqui minha satisfação em poder ter acesso a um conteúdo de extrema relevância dentro de um nicho tão pouco explorado na internet. Nota dez mesmo.

    Abração.

    • iVirtua disse:

      Bom dia Genilson.

      Muito obrigado pelo seu comentário, saber que nossos conteúdos podem ajudar as pessoas e trazer debates sobre assuntos tão relevantes é motivo de extrema satisfação para a iVirtua.
      Somos muito gratos ao seu reconhecimento.

      Grande abraço

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